Subir una factura de proveedor es hacerle una foto. La IA lee proveedor, número, importes y líneas, y tú compruebas el resultado antes de guardar.
Paso a paso desde el ordenador o el móvil#
- Ve a Gastos > Nuevo.
- Elige el restaurante al que pertenece la factura.
- Pulsa Hacer foto de la factura o sube un archivo (JPG, PNG, HEIC de iPhone o PDF). Puedes subir varias seguidas.
- Espera unos segundos: aparece «Leyendo la factura…».
- Revisa los campos que ha rellenado: CIF del proveedor, nº de factura, concepto, base imponible, total y forma de pago.
- Corrige lo que no cuadre y guarda.
Mientras revisas, cada línea que haya subido de precio desde la última compra a ese proveedor lleva una señal («+14 % desde la última compra»), y si alguna sube más de un 10 % lo verás arriba del formulario.
Al guardar, el gasto entra confirmado. La revisión es el propio formulario: quien sube la foto ve lo que ha leído la IA y lo corrige en ese momento. No hay un segundo paso de confirmación.
Varias de golpe, en segundo plano#
Con Subir varias (y con la app del móvil, cuando la tengas instalada) las fotos se guardan al instante como pendientes de revisión y la IA las lee después, en segundo plano. Es normal que no haya importes durante unos segundos.
- Si la lectura es fiable, el gasto pasa a confirmado solo.
- Si no lo es (total ilegible, trimestre cerrado, posible repetida, CIF que no cuadra), se queda pendiente y ya rellenado, y el motivo aparece en las notas del gasto. Solo hay que revisarlo y guardarlo.
- En la web, un pendiente con foto sin leer tiene el botón Leer con IA.
Qué pasa si la factura parece repetida#
La pantalla te avisa, pero no te bloquea. Compara proveedor, número e importe con lo que ya hay. Si es una factura distinta, sigue y guarda.
Proveedores y productos#
- Si el proveedor ya existe, se enlaza. Si no, se crea.
- Si el nombre coincide pero el CIF no, la pantalla te pregunta si es el mismo proveedor en vez de adivinar.
- Cada línea alimenta el histórico de precios por producto, para ver cuánto sube el aceite o el pescado. Los precios solo se comparan dentro de la misma unidad.
- Ante la duda con un producto, se crea uno nuevo: es más fácil unir dos duplicados a mano que deshacer una fusión errónea.
Sin IVA deducible#
Marca Sin IVA deducible en tickets simplificados sin número de factura, gastos de personal y similares. Ese gasto no entra en el modelo 303, pero sí cuenta en las analíticas, que lo suman aparte.
- Efectivo: puedes imputarlo a la caja del día o al sobre de la semana (ver cuadre de caja).
- Transferencia: sin fecha de pago queda «por pagar» hasta que la marques como pagada.
- Giro o domiciliado: el banco lo cobra solo.
- Tarjeta u otro.
Cambiar un gasto después#
- Puedes editarlo mientras el trimestre esté abierto.
- Puedes moverlo a otro restaurante. Se lleva la sociedad detrás y exige que el trimestre esté abierto en las dos.
- Si el trimestre ya está cerrado, hay que reabrirlo antes (ver cierre trimestral).
Conservación#
Se guarda siempre la lectura original de la IA y el texto original de cada línea, para poder reprocesar sin volver a leer la foto. Las fotos solo se ven con la sesión iniciada.