App para controlar los gastos de un restaurante o un bar, factura a factura.
Con Bistrops controlas los gastos de tu restaurante o tu bar desde el móvil: haces una foto a cada factura o ticket y la IA apunta proveedor, productos, precios e IVA. Cada gasto queda en su restaurante y su categoría, los fijos se generan solos cada mes y ves en qué se te va el dinero y qué proveedor te ha subido.
Cada gasto lleva su categoría: alimentación, bebidas, personal, luz y agua, alquiler y el resto. Así ves qué parte del mes es materia prima y qué parte son fijos que no dependen de cuánto vendas.
Lo que debes y lo que ya has pagado
Las facturas que pagas por transferencia se quedan «por pagar» y se acumulan por proveedor. Cuando haces la transferencia, las marcas pagadas de una vez con su fecha. Los recibos domiciliados no se cuentan como deuda.
El efectivo que sale de la caja
El pan, el hielo o el mercado se pagan en mano. Al apuntar el gasto eliges de qué día de caja o de qué sobre salió el dinero, y la caja te dice cuánto efectivo debería quedar.
Lo que no desgrava, aparte
Un ticket sin tus datos fiscales o un pago sin justificante lo marcas «sin IVA deducible»: cuenta en tus gastos y en tu margen, pero no se cuela en el modelo 303.
Lo que no hace
No lee tu banco
No importa movimientos bancarios ni concilia recibos solos. Las facturas que pagas por transferencia se marcan pagadas cuando tú lo dices.
No lleva el inventario
Sabe lo que compras y a qué precio, pero no cuánto queda en la cámara. Para el inventario y la merma, mira las guías del blog.
Las facturas leídas con IA tienen cupo
150, 500 o 1.500 al mes según el plan. Si te pasas, la factura se guarda igual como pendiente y la puedes completar a mano: nunca se pierde.
Cómo controlar los gastos de un restaurante sin pasar la tarde tecleando
El control de gastos de un restaurante falla casi siempre por lo mismo: las facturas se apuntan cuando ya no sirve de nada. Si lo de enero se mira en abril, la subida del aceite ya te ha costado tres meses.
Lo que funciona es apuntar cada factura el día que llega, con su categoría y en su restaurante; separar los fijos (alquiler, personal, suministros) de lo que sube y baja con las ventas; y mirar una vez por semana dos números: cuánto llevas gastado en materia prima frente a lo vendido y qué proveedor ha cambiado de precio.
Bistrops está hecho para que eso no dependa de que alguien tenga una tarde libre: la foto la hace quien recibe al proveedor y el resto se rellena solo.
Excel, una app de tickets o un programa de hostelería
Un Excel sirve si tienes un local, pocos proveedores y alguien que teclea cada factura la misma semana. Las apps de tickets genéricas leen el total y el IVA, que es lo que necesita un autónomo para su declaración.
Un restaurante necesita algo más: las líneas de cada factura para saber qué producto ha subido, la caja del día para descontar el efectivo, el reparto entre locales y el food cost del mes. Por eso merece la pena una herramienta pensada para hostelería.
Los variables, que suben y bajan con las ventas (comida, bebida, envases, comisiones de cobro), y los fijos, que se pagan vendas o no (alquiler, personal, suministros, gestoría, seguros, cuotas de software). El personal y la materia prima suelen ser las dos partidas más grandes.
¿Puedo llevar los gastos de varios restaurantes en la misma cuenta?
Sí. Cada gasto se apunta en su restaurante y lo ves junto o por local. Un gasto común, como la gestoría de todos, se paga desde un local y se reparte entre los demás con el porcentaje que decidas.
¿Cómo me entero de que un proveedor me ha subido el precio?
Cada producto guarda el histórico de lo que le has pagado a ese proveedor, siempre en la misma unidad. Al revisar una factura leída ves qué línea ha subido desde la última compra, y el panel y las analíticas te enseñan los productos que más han subido y de qué proveedor son.
¿Qué hago con las facturas que pago por transferencia?
Se guardan sin fecha de pago y aparecen en «Por pagar», agrupadas por proveedor. Cuando haces la transferencia, seleccionas las facturas que cubre y quedan pagadas con esa fecha.
¿Cuánto tarda en apuntarse una factura?
Unos segundos: haces la foto, la IA la lee y tú revisas lo leído y guardas. Si subes varias de golpe, se guardan al momento y se leen en segundo plano.
¿Me sirve si mi gestoría ya contabiliza los gastos?
Sí, porque son cosas distintas. La gestoría contabiliza para Hacienda, normalmente una vez al trimestre. El control de gastos es para ti, cada semana, para decidir a tiempo. Y la gestoría recibe las facturas ya apuntadas, con su foto.
