Definición
El albarán es el documento que acompaña a la mercancía cuando el proveedor la entrega. Recoge qué productos llegan, en qué cantidad y, a veces, a qué precio. Firmarlo acredita que has recibido el pedido, pero no es una factura: no sirve para deducir el IVA ni sustituye a la factura que el proveedor emite después.
En un restaurante
Muchos proveedores de hostelería entregan con albarán cada día y facturan una vez a la semana o al mes, agrupando todos los albaranes del periodo. Comprobar el albarán en el momento, pesando y contando, es la forma más barata de evitar pagar lo que no ha llegado o lo que llega en mal estado.
Cuando llega la factura conviene cotejarla con los albaranes firmados: que estén todos, que no se repita ninguno y que los precios coincidan con los pactados. La factura es el documento que entra en la contabilidad, en el modelo 303 y en el cálculo del food cost.
Ejemplo
La frutería deja cada mañana un albarán con lo entregado. A final de mes envía una factura con los 26 albaranes del mes y el IVA desglosado: esa factura es la que va a la gestoría.