Digitalizar las facturas de proveedor es dejar de acumular papeles, fotos en un chat y correos sueltos, y pasar a tener cada factura registrada una sola vez, asociada a su restaurante, su proveedor y su sociedad. El resultado: menos olvidos en el IVA, un cierre más corto y la posibilidad de ver cuánto sube cada producto.
Información orientativa. El cálculo de tiempo es una hipótesis, no un dato medido.
El problema de los papeles y de los chats#
En muchos restaurantes, el flujo es este: llega el proveedor, el encargado firma el albarán, la factura se queda en un cajón o se manda una foto a un grupo, y a final de trimestre alguien intenta reconstruir lo que pasó. Lo que sale mal:
- Facturas que no llegan a la gestoría y no se deducen.
- Facturas duplicadas que se cuentan dos veces.
- Fotos borrosas que nadie puede leer tres meses después.
- Ningún dato de precios aprovechable: todo es una imagen.
- Imposibilidad de saber a qué restaurante o sociedad corresponde cada una.
Los tres pasos#
1. Captura: una foto, en el momento#
La factura se registra donde y cuando llega. Quien la recibe hace la foto con el móvil, o sube el PDF si llegó por correo. Reglas sencillas:
- Foto plana, con luz, toda la hoja visible.
- Una factura por foto, o un PDF por factura.
- Que la suba quien la recibe, no un tercero a final de semana.
2. Lectura: la IA propone, tú compruebas#
Un sistema de lectura extrae proveedor, CIF, número, fecha, base, IVA, total y, si puede, las líneas de producto. No es magia: puede fallar con tickets arrugados, manuscritos o muy pequeños. Por eso lo importante es la revisión:
- Comprueba el total: es el dato que más duele si está mal.
- Comprueba el CIF del proveedor.
- Comprueba que el tipo de IVA corresponde a la factura.
- Mira si la herramienta te avisa de una posible duplicada.
3. Archivo: asociado y consultable#
Una vez guardada, la factura debe poder encontrarse por proveedor, restaurante, fecha o importe, y quedar asociada a un trimestre. Con las líneas guardadas puedes además consultar el histórico de precios por producto y detectar subidas que antes pasaban desapercibidas.
Cuánto tiempo se ahorra: una hipótesis#
Imagina un restaurante con 60 facturas de proveedor al mes:
|
Manual |
Con foto y revisión |
| Tiempo por factura |
4 min tecleando |
1 min revisando |
| Total al mes |
4 horas |
1 hora |
| Ahorro |
|
3 horas |
Es una hipótesis: tu cifra dependerá del volumen y de si hoy tecleas las líneas o no. La ganancia importante no es solo el tiempo. Es que ninguna factura se pierde y que al cerrar el trimestre no hay una caja de zapatos que ordenar. Si quieres ver cómo se conectan con el IVA, lee modelo 303 en hostelería.
Requisitos legales que conviene conocer#
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite conservar las facturas en formato electrónico garantizando la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad. El plazo de conservación a efectos tributarios es el de prescripción, con carácter general cuatro años (Ley General Tributaria, artículo 66), y la documentación mercantil debe guardarse seis años (Código de Comercio, artículo 30).
La digitalización de facturas en papel tiene condiciones específicas. Consulta con tu gestoría si debes conservar el original.
Reglas de higiene para tu equipo#
- Un solo sitio de entrada. El grupo de WhatsApp puede seguir existiendo para avisar, pero la factura se sube a la herramienta.
- Cada factura, asociada a su restaurante. Si compras para dos locales, que quede claro.
- No fotografiar el albarán en lugar de la factura, salvo que así lo acordéis con la gestoría.
- Un responsable por local, que revise lo pendiente al final de la semana.
- Marcar lo no deducible (tickets sin identificar, gastos personales) en el momento.
Qué hacer con las fotos dudosas#
Si la IA no puede leer el total, o el CIF no cuadra con ningún proveedor, o parece repetida, la factura debe quedar pendiente y rellena, con una nota del motivo, para que alguien la resuelva. Es mejor un pendiente visible que un dato inventado.
Las ventajas que no se ven al principio#
- Precios por producto: cuando tienes líneas, puedes ver la evolución y comparar proveedores en la misma unidad.
- Food cost real: las compras ya están clasificadas. Ver cómo calcular el food cost.
- Gestoría tranquila: un paquete ordenado y completo cada trimestre.
Cómo lo hace Bistrops#
Esta es justo la función central de Bistrops. Haces una foto de la factura (o subes un PDF, o un HEIC de iPhone) y la IA lee proveedor, número, importes y líneas. Tú ves lo que ha leído en el propio formulario de alta, lo corriges y al guardar el gasto entra confirmado: no hay un segundo paso.
Si subes varias facturas de golpe, se guardan al instante y la lectura se hace en segundo plano; si no es fiable, la factura queda pendiente ya rellena con el motivo. Si parece repetida, la pantalla te avisa pero no te bloquea. Guarda además la lectura original, para reprocesar sin volver a llamar al modelo, y los precios por producto quedan comparables dentro de la misma unidad. Cómo se hace, paso a paso, en la guía de facturas con IA.