Un cierre trimestral sin sorpresas se prepara durante el trimestre, no el último día. Lo que sí se puede hacer al final es un repaso de ocho puntos que evita las dos llamadas de la gestoría que nadie quiere recibir: «falta una factura» y «esto no cuadra».
Información orientativa, no asesoramiento fiscal. Los plazos son los habituales del modelo 303; confírmalos en el calendario del contribuyente de la AEAT.
Las fechas que mandan#
| Trimestre |
Fecha límite habitual de presentación del 303 |
| 1T (ene-mar) |
20 de abril |
| 2T (abr-jun) |
20 de julio |
| 3T (jul-sep) |
20 de octubre |
| 4T (oct-dic) |
30 de enero |
Estas son las fechas de la Agencia Tributaria, no las tuyas. A tu gestoría le hacen falta unos días antes para revisar, preguntar y presentar. Acuerda con ella una fecha interna de entrega, por ejemplo, una semana antes del plazo.
Checklist de ocho puntos#
1. Facturas de proveedor registradas#
Todas, del restaurante correcto y de la sociedad correcta. Si tienes un cajón o un chat con fotos pendientes, este es el momento. Ver digitalizar facturas de proveedores.
2. Sin duplicados#
La misma factura contada dos veces duplica la deducción. Revisa por proveedor y número.
3. Gastos no deducibles marcados#
Tickets sin identificar, gastos personales o de otra actividad: márcalos para que no entren en el IVA.
4. Gastos fijos del trimestre al día#
Alquiler, luz, gestoría, seguros. Las facturas variables (la luz) suelen llegar tarde; reclámalas antes del cierre.
5. Facturas emitidas completas#
Catering, eventos, empresas: numeradas, con su tipo de IVA y su retención si procede. Ni un borrador debe quedar suelto.
6. Ventas y caja#
La caja diaria es información de gestión. Entrega a la gestoría lo que ella necesite de ventas, normalmente el desglose por tipo de IVA que sale de tu TPV.
7. Personal#
Nóminas, cotizaciones y novedades del trimestre (altas, bajas, horas extra). Estas no llevan IVA y se tratan aparte.
8. Pendientes resueltos#
Cualquier gasto «pendiente de revisar», factura dudosa o proveedor sin identificar se resuelve ahora.
Ejemplo de una semana de cierre#
| Día |
Tarea |
| Lunes |
Revisar pendientes y duplicados |
| Martes |
Reclamar facturas que faltan |
| Miércoles |
Comprobar gastos fijos y emitidas |
| Jueves |
Revisar el resumen de IVA |
| Viernes |
Entregar a la gestoría |
Con esa semana, el trimestre sale limpio. Sin ella, el trabajo se acumula en las 48 horas antes del plazo.
Lo que mira una gestoría#
- Coherencia: ¿el IVA que ve cuadra con tus ventas aproximadas?
- Documentación: ¿cada gasto tiene factura válida?
- Periodo: ¿están las facturas en el trimestre que les corresponde?
- Sociedad: ¿cada empresa lleva lo suyo?
Si respondes a eso antes de que pregunte, tu gestoría trabaja menos y tú pagas menos por correcciones.
Cerrar el trimestre para no reabrirlo#
Cuando has entregado, conviene que nadie añada movimientos con fecha dentro del trimestre. Si luego aparece una factura rezagada, debe ser una decisión consciente, tomada con la gestoría, no un descuido. Por eso un cierre explícito es útil.
Si tienes varias sociedades#
Cada sociedad tiene su propio IVA y su propio cierre. Un gasto de un restaurante de la sociedad A no puede ir al 303 de la sociedad B. Si cambias un gasto de restaurante y de sociedad, ambos trimestres deben estar abiertos. Ver rentabilidad de varios restaurantes.
Qué no hacer#
- Esperar al último día para subir las facturas.
- Pasar a la gestoría una carpeta sin ordenar.
- Cambiar datos tras la entrega sin avisar.
- Dar por buena una lectura automática sin mirarla.
Para entender qué cifras salen, lee modelo 303 en hostelería y IVA en hostelería.
Cómo lo hace Bistrops#
En Cierre, eliges sociedad, año y trimestre y ves el resumen: IVA devengado por tipo, deducible en operaciones interiores y resultado a ingresar o compensar. Antes de cerrar, la pantalla enumera lo que sigue sin resolver, porque los borradores y los gastos sin confirmar no entran en el 303. El IVA devengado que ves ahí es el de las facturas emitidas desde Bistrops; el de las ventas de sala lo da el TPV y la gestoría lo suma aparte.
Descargas un ZIP para la gestoría y cierras el trimestre; después no se pueden registrar movimientos con fecha dentro de él, salvo que lo reabras. La presentación ante Hacienda la hace tu gestoría; Bistrops calcula y ordena. Más en la guía de cierre trimestral.