Un bar con 3.204 euros mensuales de gastos fijos (sin personal) y 8.500 euros de personal necesita facturar unos 17.200 euros al mes para cubrirlos si la materia prima se come el 32 % de las ventas. Esa cifra, el punto de equilibrio, es la primera que debería conocer cualquier hostelero.
Este artículo te da una lista para no olvidar ningún gasto fijo, un ejemplo mensual y el cálculo paso a paso.
Información orientativa. Los importes son de un bar ficticio; los tuyos serán distintos.
Qué es un gasto fijo (y qué es semifijo)#
- Fijo: lo pagas igual si vendes mucho o poco. Alquiler, seguros, gestoría, software.
- Semifijo: tiene una base fija y una parte variable. Luz, agua, gas, personal.
- Variable: depende directamente de las ventas. Materia prima, comisión de tarjeta.
Separarlos es lo que te permite calcular cuánto tienes que vender para no perder.
Lista de gastos fijos de un bar#
Revisa cuáles te aplican:
- Alquiler del local y gastos de comunidad
- Luz, agua, gas, telefonía e internet
- Seguro del local y de responsabilidad civil
- Gestoría y asesoría
- Software: TPV, gestión, cuadrante
- Mantenimiento: extintores, campana, frío, plagas, grasas
- Limpieza
- Licencias y tasas: terraza, música, residuos
- Cuotas bancarias
- Amortización de maquinaria y equipamiento
- Publicidad y redes sociales
- Personal fijo y cotizaciones
Ejemplo mensual#
| Gasto |
Importe mensual |
| Alquiler |
1.800 € |
| Luz |
420 € |
| Agua |
95 € |
| Gas |
130 € |
| Gestoría |
150 € |
| Seguros (prorrateados) |
110 € |
| Música y licencias (prorrateadas) |
60 € |
| Software |
79 € |
| Mantenimiento |
140 € |
| Limpieza |
220 € |
| Total gastos fijos |
3.204 € |
| Personal fijo (con cotizaciones) |
8.500 € |
| Total fijos con personal |
11.704 € |
El punto de equilibrio#
Margen de contribución = 1 - food cost
Ventas de equilibrio = gastos fijos / margen de contribución
Con un food cost del 32 %, el margen de contribución es del 68 %. Entonces:
11.704 / 0,68 = 17.212 euros de ventas al mes, sin IVA. Repartidos en 30 días, unos 574 euros diarios.
Si tu media diaria está por debajo, pierdes dinero; por encima, empiezas a ganarlo. Cada euro de venta por encima del punto de equilibrio deja 0,68 euros de resultado, antes de otros costes variables como las comisiones de tarjeta.
Qué hacer con este número#
- Compara con tus ventas reales de los últimos meses. ¿Cuántos días del mes superas los 574 euros?
- Mira qué pasa si bajan las ventas un 10 %: el punto de equilibrio no cambia, pero el colchón se reduce.
- Prueba qué pasa si sube el alquiler o si cambias de gestoría. Cada 100 euros de gasto fijo adicional suben el equilibrio en unos 147 euros de ventas (100 / 0,68).
Los que se olvidan#
Los gastos que no pasan cada mes son los que descuadran las previsiones:
- Seguros anuales
- Revisiones obligatorias y mantenimiento periódico
- Tasas municipales
- Reparaciones de equipos
- Renovación de menaje y uniformes
Prorratea todo en 12 meses. Si pagas el seguro en enero, no es un gasto de enero: es un gasto de todo el año.
IVA y deducibilidad#
Muchos gastos fijos llevan IVA al 21 %, y podrás deducirlo si tienes factura a nombre de tu empresa y el gasto está afecto a la actividad. El alquiler de local de negocio normalmente también lo lleva. Los gastos de personal (nóminas y Seguridad Social) no llevan IVA. Un error habitual es meter las nóminas en la base del IVA deducible; ver modelo 303 en hostelería.
Cómo reducir gastos fijos sin dañar el negocio#
- Renegocia contratos de suministros cada año con facturas a mano.
- Revisa lo que nadie usa: líneas, suscripciones, seguros duplicados.
- Ajusta el horario a la demanda real, no a la costumbre.
- Compara la gestoría por lo que hace, no solo por el precio.
Cómo lo hace Bistrops#
En Bistrops, un gasto fijo no es un gasto nuevo cada mes: es una plantilla que espera su factura por periodo (mensual, trimestral o anual). Las de importe fijo generan su gasto confirmado el día 1; las de importe variable, como la luz, esperan a que subas la factura y se enlazan al hacerlo.
Así ninguna factura recurrente se olvida, el 303 las incluye por el camino de siempre, y la gestoría que atiende a varios restaurantes puede repartirse entre ellos para el análisis, sin partir la factura. Las nóminas y la Seguridad Social se guardan sin IVA deducible. La pantalla es solo para el dueño. Más en la guía de gastos fijos.