El efectivo de un bar se controla con cuatro piezas: un fondo de caja fijo, un arqueo al cierre, un sobre semanal para los pagos pequeños y retiradas siempre anotadas. Cuando una de las cuatro falla, aparecen los descuadres que nadie sabe explicar.
Información orientativa, no asesoramiento jurídico. Sobre limitaciones a los pagos en efectivo, consulta la normativa vigente (Ley 7/2012, artículo 7, modificado por la Ley 11/2021) y a tu gestoría. El ejemplo es de un bar ficticio.
El problema del efectivo#
El efectivo es cómodo y opaco. Entra sin rastro digital, sale sin factura y pasa por muchas manos. Los problemas típicos:
- Pagos pequeños (hielo, pan, una reparación) sin justificante.
- Dinero que se mezcla: propinas, ventas, el cambio del encargado.
- Retiradas «hasta que se sepa» que nadie anota.
- Facturas pagadas con efectivo de caja que luego se reclaman otra vez.
Las cuatro piezas#
1. Fondo de caja fijo#
Decide cuánto efectivo debe haber al abrir (por ejemplo 300 euros en monedas y billetes pequeños) y no lo muevas. Todo lo demás sobra.
2. Arqueo al cierre#
Cuenta el cajón y compara con lo esperado, como explicamos en cuadre de caja de un restaurante. Hazlo cada día, mejor entre dos personas.
3. Sobre semanal para pagos pequeños#
En lugar de pagar desde el cajón de ventas, prepara un sobre con un fondo para la semana (por ejemplo 200 euros) que gestiona el encargado:
| Concepto |
Importe |
| Fondo del sobre (lunes) |
200,00 € |
| Pan (factura) |
-38,50 € |
| Hielo (factura) |
-42,00 € |
| Reparación de grifo (factura) |
-60,00 € |
| Saldo que debería quedar |
59,50 € |
| Efectivo contado el domingo |
59,50 € |
Cada pago lleva su justificante. Si el domingo falta dinero, sabes que el problema está en el sobre y no en las ventas.
4. Retiradas documentadas#
Cada vez que se saca dinero de la caja, se anota: fecha, cantidad, quién y para qué (ingreso en banco, entrega al dueño). Sin anotación, la retirada es un descuadre esperando a ocurrir.
Pagar una factura de proveedor en efectivo#
Cuando pagas una factura en mano, hay que decidir de dónde sale: ¿del sobre de la semana o de la caja de uno o varios días? Una factura de 200 euros puede repartirse entre varios días (100 el lunes, 50 el martes y 50 el miércoles). Lo importante es que ese pago quede imputado a algún sitio. Un pago en efectivo que nadie apunta a una caja es dinero que desaparece sin explicación.
Y un detalle práctico: si apuntas el pago y luego fotografías la factura por separado, acabas con dos registros del mismo gasto. Adjunta la foto al pago ya apuntado.
Límites legales al efectivo#
La normativa antifraude limita los pagos en efectivo en determinadas operaciones. En el momento de redactar, el límite general para operaciones en las que interviene un empresario o profesional es de 1.000 euros (artículo 7 de la Ley 7/2012, con la redacción dada por la Ley 11/2021). Verifica en el BOE el límite vigente y sus excepciones: pagar en efectivo por encima del límite puede tener consecuencias sancionadoras.
Reglas de higiene#
- Una persona responsable de cada caja y de cada sobre.
- Nunca mezclar propinas con ventas ni sobre con caja.
- Todo pago, con justificante o con nota firmada.
- Retirar con frecuencia y no dejar efectivo acumulado en el local.
- Recuento entre dos al menos una vez a la semana.
- Anotar los descuadres, aunque sean pequeños.
Qué hacer si el efectivo no cuadra#
- No busques culpables: busca el procedimiento. ¿Quién tocó la caja? ¿Qué se pagó? ¿Qué falta anotar?
- Revisa los pagos del sobre uno a uno contra los justificantes.
- Si el patrón se repite, cambia el procedimiento: menos manos, recuento entre dos, retiradas más frecuentes.
El efectivo y la contabilidad#
La caja física es un control interno. La contabilidad se hace con facturas: un pago en efectivo sin factura es un gasto sin justificante, y no puedes deducir su IVA. Un ticket sin identificar al destinatario, en general, tampoco. Ver IVA en hostelería.
Cómo lo hace Bistrops#
Bistrops recoge este método tal cual. Los gastos pagados en mano se imputan a la caja de uno o varios días o al sobre semanal (que se fija en lunes). El saldo del sobre es el fondo menos lo imputado, y lo imputado a un día aparece como «Pagado de caja», restando del efectivo del día sin tocar las ventas.
Un gasto en efectivo sin imputar no resta de ningún sitio, y un pago sin factura se guarda sin IVA deducible. El dueño ve los sobres dentro de Ingresos; el encargado imputa el efectivo al subir cada gasto. Más en la guía de cuadre de caja.