El efectivo que debería haber en caja es el fondo inicial, más las ventas cobradas en efectivo, menos los pagos hechos desde la caja, menos las retiradas. Si cuentas el cajón y no coincide, esa diferencia es tu descuadre. Hacerlo cada día, en cinco minutos, es la forma más barata de proteger tu negocio.
Este artículo te da el método, un ejemplo con números y la lista de causas más habituales cuando algo no cuadra.
Información orientativa. El ejemplo es de un restaurante ficticio.
La fórmula del arqueo#
Efectivo esperado = fondo inicial
+ ventas en efectivo del día
- pagos en efectivo desde la caja
- retiradas (ingresos al banco, entrega al dueño)
Descuadre = efectivo contado - efectivo esperado
Un descuadre negativo es que falta dinero. Uno positivo, que sobra, y también hay que mirarlo: normalmente es un cobro mal marcado o una devolución que no se ha anotado.
Ejemplo de un día#
| Concepto |
Importe |
| Fondo inicial en caja |
300,00 € |
| Ventas cobradas en efectivo |
1.245,60 € |
| Pago a proveedor en efectivo (pan y hielo) |
-85,40 € |
| Retirada para ingresar en el banco |
-400,00 € |
| Efectivo esperado |
1.060,20 € |
| Efectivo contado al cierre |
1.052,70 € |
| Descuadre |
-7,50 € |
Un descuadre de 7,50 euros en un día de 1.245 euros de efectivo es un 0,6 %: puede ser un error de cambio. Si mañana vuelve a faltar, y pasado también, ya no es casualidad.
Método de cierre en seis pasos#
- Cierra las ventas en el TPV y saca el informe del día por forma de cobro: efectivo, tarjeta y otros.
- Cuenta el efectivo del cajón, billete a billete, mejor entre dos personas o con una hoja de recuento por denominación.
- Anota todos los pagos hechos desde la caja, con ticket o factura, o con una nota firmada si no hay documento.
- Anota las retiradas: lo que se lleva el dueño o lo que se prepara para ingresar.
- Calcula el efectivo esperado con la fórmula y compáralo con el contado.
- Deja el fondo inicial para mañana y guarda el resto. Anota el descuadre, aunque sea cero.
Dónde suelen estar los descuadres#
Si el número no sale, busca por este orden:
- Un pago de caja sin anotar: se pagó una bolsa de hielo o una reparación y nadie apuntó el ticket.
- Ventas con la forma de cobro equivocada: una mesa cobrada con tarjeta pero marcada como efectivo en el TPV, o al revés.
- Anulaciones y devoluciones sin justificar.
- Errores de cambio: son los pequeños y aleatorios.
- Propinas mezcladas con la venta.
- Un fondo inicial mal contado el día anterior.
- Ventas no registradas: un cobro que no ha pasado por el TPV.
Qué no debe hacerse#
- Tapar el descuadre con dinero de la propina o de otra caja. Escondes el problema.
- Esperar a fin de mes para revisar. Pierdes la pista.
- Hacer el arqueo a solas y siempre la misma persona, si manejas mucho efectivo.
- Pagar facturas desde la caja sin documento: luego ese pago no se puede justificar.
Cuadre diario y contabilidad#
El cuadre de caja es un control interno. Lo que declaras a Hacienda sale de las facturas emitidas y recibidas, no del cajón, pero ambas cosas deben contar la misma historia. Un pago en efectivo sin factura es un gasto sin justificante; ver gastos fijos de un bar y cierre trimestral para ver cómo afecta.
Para un enfoque más amplio de cómo mover el efectivo de un local con seguridad, mira control del efectivo en un bar.
Plantilla gratuita#
Hay una plantilla Excel de cuadre de caja con un mes completo de días, fórmulas para el efectivo esperado y el descuadre, y una hoja lista para imprimir. Puedes descargarla en la sección de plantillas.
Cómo lo hace Bistrops#
En Bistrops, el dueño apunta las ventas en la pantalla de Ingresos, por día y canal de cobro (efectivo, tarjeta, delivery, otros). Los pagos en efectivo de facturas se imputan a la caja del día o al sobre de la semana, y la pantalla del día enseña el «Efectivo que queda» restando lo pagado de caja, sin tocar las ventas.
La foto de la factura de proveedor sirve de justificante del pago, así que no hay ticket que se pierda en el cajón. Los importes son brutos, con IVA incluido, por lo que la caja no alimenta el modelo 303: es un control de efectivo, no una declaración. Más detalles en la guía de cuadre de caja.