Hacer inventario en un bar es contar todo el producto que tienes en un momento dado, en las mismas unidades en que lo compras, y valorarlo a precio de compra sin IVA. Lo razonable es uno completo al mes, el último día y a la misma hora, y uno parcial cada semana de lo que más vale: destilados, vino y el producto caro de cocina. Con una hoja ordenada como las estanterías y dos personas, un bar mediano lo hace en una hora.
Sin inventario, no sabes lo que has consumido: solo lo que has comprado. Y la diferencia entre las dos cosas es justo donde se esconden las pérdidas.
Información orientativa, no asesoramiento contable. Las cifras del ejemplo son ilustrativas de un local ficticio.
Para qué sirve#
Consumo del periodo = inventario inicial + compras - inventario final
Con el consumo puedes:
- Calcular el food cost real, no el de compras. Lo explicamos en cómo calcular el food cost.
- Comparar lo consumido con lo vendido en los productos que se pueden contar por unidad o por dosis (copas, cañas, botellines).
- Detectar stock dormido: dinero parado en la cámara o en el almacén.
- Tener el dato que la gestoría pide a fin de año.
Cómo hacerlo, paso a paso#
1. Prepara una hoja por zonas, no por orden alfabético#
La hoja debe seguir el recorrido físico del local: barra, botellero, cámara de bebidas, almacén seco, cámara de cocina, congelador. Si la hoja va en orden alfabético, te pasas la hora yendo y viniendo.
Por cada producto, cuatro columnas:
| Producto |
Unidad |
Cantidad |
Precio unidad (sin IVA) |
| Ginebra (botella 70 cl) |
botella |
4,3 |
15,40 € |
| Cerveza barril 30 l |
barril |
2,4 |
78,00 € |
| Aceite de oliva (garrafa 5 l) |
garrafa |
3 |
31,50 € |
La unidad es la misma en la que compras. Si el aceite te llega en garrafas de 5 litros, se cuenta en garrafas, no en litros, y así el precio sale de la factura sin conversiones.
2. Elige el momento y no lo cambies#
- El último día del mes, al cerrar o antes de abrir el día 1.
- Antes de recibir pedidos. Si el proveedor llega mientras cuentas, el producto nuevo no se toca hasta acabar.
- Siempre a la misma hora. Contar un mes después del servicio y otro antes cambia el resultado.
3. Cuenta en pareja#
Uno cuenta en voz alta y el otro apunta. Es más rápido y evita que una sola persona controle el resultado. Si es posible, que no sea siempre el mismo encargado: así el inventario también sirve de control.
4. Las botellas empezadas y los barriles#
- Botellas abiertas: en décimas, con un criterio común (la botella a la altura de la etiqueta es 0,5, por ejemplo), o mejor pesándolas. Con el peso de una botella llena y el de una vacía de cada marca, la fracción sale sola.
- Barriles: pesarlos es lo más fiable. Apunta la tara del barril vacío una vez y resta.
- Producto elaborado en cocina (salsas, fondos, porciones envasadas): cuéntalo por raciones o por peso, y valóralo con su escandallo.
5. Valora con el precio de compra sin IVA#
Multiplica cantidad por precio. Usa el precio de la última factura de cada producto; es lo más sencillo de mantener y suficientemente preciso para la gestión. Lo que no puede pasar es que un mes valores con el precio de la última factura y otro con el precio medio.
El IVA no forma parte del coste del producto si lo deduces en el 303, así que se deja fuera.
6. No cuentes lo que no es producto#
Vasos, menaje, productos de limpieza y material de oficina no son consumo de materia prima. Si quieres controlarlos, llévalos aparte; mezclarlos distorsiona el food cost.
Cada cuánto: frecuencia recomendada#
| Frecuencia |
Qué contar |
Para qué |
| Semanal |
Destilados, vino, cava y los 10 o 20 productos de cocina de más valor |
Detectar pronto desviaciones en lo caro |
| Mensual |
Todo |
Consumo real y food cost del mes |
| Anual (31 de diciembre) |
Todo, con valoración |
El dato de existencias que pide la gestoría para el cierre contable |
| Puntual |
Lo que haga falta |
Cambio de encargado, sospecha de pérdidas, cambio de carta |
Más vale un inventario parcial bien hecho cada semana que uno completo cada tres meses que nadie quiere hacer.
Ejemplo: un mes completo#
«Bar La Esquina» es un bar ficticio de cañas, vinos, copas y cocina de raciones. Su inventario de octubre, por familias, valorado sin IVA:
| Familia |
Inventario inicial |
Compras |
Inventario final |
Consumo |
| Cerveza de barril |
620 € |
1.840 € |
560 € |
1.900 € |
| Cerveza en botellín y lata |
310 € |
690 € |
280 € |
720 € |
| Refrescos, zumos y agua |
280 € |
760 € |
300 € |
740 € |
| Destilados y licores |
1.350 € |
1.100 € |
1.240 € |
1.210 € |
| Vino y cava |
780 € |
640 € |
690 € |
730 € |
| Café, leche e infusiones |
190 € |
520 € |
170 € |
540 € |
| Cocina: seco y conservas |
540 € |
980 € |
510 € |
1.010 € |
| Cocina: cámara y congelador |
780 € |
3.070 € |
570 € |
3.280 € |
| Total |
4.850 € |
9.600 € |
4.320 € |
10.130 € |
Con unas ventas de 30.500 euros sin IVA, el coste de lo consumido es el 33,2 % de las ventas. Si se hubieran mirado solo las compras, habría salido un 31,5 %: el bar ha gastado en octubre más producto del que ha comprado, porque ha tirado de stock. Al mes siguiente, si repone, las compras saldrán altas y parecerá que ha empeorado sin haber cambiado nada. El inventario quita ese ruido.
El control de las copas#
En destilados, el consumo se puede comparar con lo vendido. Con la ginebra de la casa:
| Concepto |
Dato |
| Botellas el 1 de octubre |
6,5 |
| Botellas compradas |
12 |
| Botellas el 31 de octubre |
4,3 |
| Botellas consumidas |
14,2 |
| Copas por botella (70 cl, dosis de 5 cl) |
14 |
| Copas que deberían haberse servido |
198,8 |
| Copas de ginebra vendidas según el TPV |
176 |
| Diferencia |
22,8 copas (11,5 %) |
Casi 23 copas que han salido de la botella y no se han cobrado. A 1,10 euros de coste por copa, son unos 25 euros de producto. Pero a 8 euros la copa en carta, son unos 182 euros de venta que no han entrado en caja en un mes, en un solo producto.
Las causas suelen ser una mezcla de dosis generosas, invitaciones sin registrar, copas para el personal y, a veces, cobros que no pasan por el TPV. El inventario no dice cuál es, pero dice cuánto. Las medidas habituales son el medidor o jigger en barra, una tecla en el TPV para invitaciones y una norma clara de consumos de personal. Si sospechas que el problema está en el cobro, mira control del efectivo en un bar.
Qué hacer con el resultado#
- Calcula el food cost real del mes, separando comida y bebida.
- Compara familias con el mes anterior. Si destilados pasa del 22 % al 27 % de sus ventas sin que hayan cambiado los precios, hay que mirar.
- Revisa el stock dormido: lo que tenía la misma cantidad el mes pasado. Es dinero parado y producto que envejece.
- Ajusta los pedidos a lo que de verdad se consume, sobre todo en producto fresco. Eso es lo que más reduce la merma en cocina.
Errores frecuentes#
- Contar mientras se recibe un pedido o mientras hay servicio.
- Cambiar de unidad de un mes a otro (litros un mes, garrafas el siguiente).
- Valorar con IVA unas veces y sin IVA otras.
- Olvidar la barra: las botellas abiertas del botellero también son stock.
- Hacerlo siempre la misma persona que hace los pedidos.
- Hacerlo y guardarlo en un cajón, sin calcular nada.
Cómo lo hace Bistrops#
Bistrops no hace inventario: el recuento lo haces tú en el local, con tu hoja. Lo que sí resuelve son las otras dos piezas de la fórmula.
- Las compras del mes, completas y por restaurante. Subes la foto de cada factura de proveedor, la IA lee las líneas y quedan guardadas con producto, cantidad, unidad y precio, separadas por categoría (comida, bebida, suministros…).
- El precio para valorar. El histórico de precios de cada producto te da el último precio de compra sin IVA para multiplicar por lo que has contado, y te avisa de qué proveedor ha subido.
En analíticas ves el food cost de cada local mes a mes con las compras confirmadas; el ajuste por inventario lo aplicas tú con el método de este artículo. Cómo subir las facturas, en la guía de facturas con IA.