Una gestoría para restaurantes se encarga de la parte técnica: impuestos trimestrales y anuales, nóminas y seguros sociales, contabilidad y trámites. Tú le das los datos: facturas de proveedores, facturas emitidas, ventas de sala con su desglose de IVA, extractos e incidencias del personal. Lo que separa una relación que funciona de una que no es el calendario: qué le pasas cada mes, qué cada trimestre y qué una vez al año, y con cuánto margen antes del plazo de Hacienda.
La gestoría no sabe lo que pasa en tu local. Lo sabe por lo que tú le das. Si le das una caja de zapatos el día 18, presentará lo que pueda.
Información orientativa, no asesoramiento fiscal ni laboral. Los plazos que citamos son los generales; confírmalos cada año en el calendario del contribuyente de la AEAT y con tu gestoría. Las cifras del ejemplo son ilustrativas de un local ficticio.
Qué hace la gestoría y qué no#
Conviene tenerlo claro desde el principio, porque muchos malentendidos vienen de aquí.
| Lo hace normalmente la gestoría |
Lo haces tú (o tu equipo) |
| Presentar el 303, el 111, el 115 y los anuales |
Guardar y pasar todas las facturas |
| Calcular y emitir las nóminas |
Comunicar altas, bajas, horas extra, vacaciones, ausencias |
| Presentar los seguros sociales |
Llevar el registro de jornada de cada día |
| Llevar la contabilidad |
Apuntar las ventas de cada día y cuadrar la caja |
| Preparar las cuentas anuales e impuesto de sociedades |
Decidir precios, compras, personal |
| Asesorar en dudas fiscales y laborales |
Preguntar antes de decidir, no después |
Lo que nunca hace una gestoría: saber que el martes pagaste 60 euros de hielo en efectivo si no se lo dices. Ni que un camarero hizo cuatro horas extra el sábado. Ni que una factura de proveedor se perdió en la furgoneta.
Y una cosa importante: ante Hacienda y la Seguridad Social responde la empresa, no la gestoría. Lo que pactes con ella sobre sus errores es otro asunto, y conviene tenerlo por escrito.
El calendario: qué darle y cuándo#
Cada mes#
- Incidencias de personal antes del cierre de nóminas: altas, bajas, horas extra, vacaciones disfrutadas, bajas médicas, cambios de jornada. Pregunta a tu gestoría qué día cierra nóminas.
- Altas de trabajadores, antes de que empiecen: el alta en la Seguridad Social tiene que hacerse antes de que la persona empiece a trabajar. No vale «el lunes te lo paso».
- Facturas de proveedores: no hace falta esperar al trimestre. Pasarlas cada mes reparte el trabajo y deja tiempo para reclamar las que falten.
La gestoría, a su vez, emite las nóminas y presenta los seguros sociales cada mes.
Cada trimestre#
Lo que la gestoría necesita para presentar los modelos trimestrales:
- Todas las facturas recibidas del trimestre: proveedores, suministros, alquiler, servicios.
- Todas las facturas emitidas: catering, eventos, empresas.
- El resumen de ventas de sala por tipo de IVA, sacado de tu TPV.
- Los extractos bancarios del trimestre.
- Cualquier cosa rara: una compra de maquinaria, un local nuevo, un cambio de contrato de alquiler, un préstamo.
Con eso presenta, entre otros:
| Modelo |
Qué es |
Plazo general |
| 303 |
IVA trimestral |
1 al 20 de abril, julio y octubre; 1 al 30 de enero |
| 111 |
Retenciones de nóminas y profesionales |
1 al 20 de abril, julio, octubre y enero |
| 115 |
Retenciones del alquiler del local |
1 al 20 de abril, julio, octubre y enero |
| 130 |
Pago fraccionado del IRPF (autónomos en estimación directa) |
1 al 20 de abril, julio y octubre; 1 al 30 de enero |
El 111 y el 115 los explicamos en detalle en modelos 111 y 115 en un restaurante, y el 303, en modelo 303 en hostelería.
Cada año#
- Resúmenes anuales en enero: el 390 (IVA, del 1 al 30 de enero) y el 190 y el 180 (retenciones de nóminas y de alquiler, del 1 al 31 de enero).
- Si eres sociedad: cuentas anuales y el impuesto sobre sociedades (modelo 200), que para un ejercicio que acaba el 31 de diciembre se presenta en julio. Además, la sociedad puede tener pagos fraccionados (modelo 202) en abril, octubre y diciembre.
- Si eres autónomo: la declaración de la renta, en primavera.
- Inventario a cierre de año, si lo pide tu gestoría para la contabilidad.
Todos estos plazos son los generales. Pueden moverse si el último día es festivo, y la domiciliación del pago suele tener un plazo algo anterior. Confírmalos cada año en el calendario de la AEAT.
Con cuánto margen entregar#
El plazo de Hacienda es el último día para presentar. El de tu gestoría es antes, porque tiene decenas de clientes con el mismo plazo. Pregúntale su fecha interna y apúntala.
Una regla práctica: cierra tu trimestre en la primera semana del mes siguiente. Las facturas que faltan se reclaman en esos días, no el 19. En cierre trimestral con la gestoría tienes la lista de comprobación completa.
Lo que cuesta entregar tarde o mal#
Los errores no los paga la gestoría. Los paga tu cuenta.
«Bar Esquina» es un bar ficticio que trabaja con una caja de cartón donde van las facturas. A final de año, al revisar con la gestoría, aparecen 25 facturas de proveedores que nunca llegaron a contabilizarse. Base media: 180 euros, la mayoría al 10 %.
- Base total no contabilizada: 25 x 180 = 4.500 euros.
- IVA que no se dedujo: 4.500 x 10 % = 450 euros.
- Y esos 4.500 euros de gasto tampoco restaron en el impuesto sobre el beneficio.
Parte se puede regularizar si se detecta a tiempo, pero cuesta trabajo extra (y a veces una minuta extra). Otras veces se descubre cuando ya no hay remedio. Y al revés: una factura subida dos veces se deduce dos veces, y eso sí acaba en una regularización con recargo.
Los errores más habituales al pasar la documentación:
- Facturas que faltan, sobre todo las que se pagan en efectivo o las que llegan por correo y nadie descarga.
- Facturas duplicadas: la de papel y el PDF de la misma, contadas dos veces.
- Facturas a nombre equivocado: sin tu CIF, a nombre del dueño en lugar de la sociedad, o de una sociedad del grupo que no es la que compró.
- Tickets en lugar de facturas: un ticket que no identifica a tu empresa, por regla general, no permite deducir el IVA. Lo explicamos en IVA en hostelería.
- Ventas sin desglose: pasar el total de caja sin separar por tipo de IVA.
- Horas extra que no llegan a la nómina: luego el trabajador reclama y nadie tiene el dato. Ver registro de jornada en hostelería.
Cómo elegir una gestoría para hostelería#
Una gestoría generalista puede llevar un restaurante. Una que conozca el sector te ahorra explicaciones. Antes de contratar, pregunta:
- ¿Qué incluye la cuota? Fiscal, laboral, contable, cuentas anuales, número de nóminas, altas y bajas, consultas. Por escrito.
- ¿Qué se cobra aparte? Requerimientos de Hacienda, inspecciones, contratos especiales, cambios societarios.
- ¿Llevas otros restaurantes? Conocer el convenio de hostelería de tu provincia, los fijos discontinuos y los turnos partidos ahorra errores.
- ¿Cómo te paso la documentación? Carpeta compartida, correo, una herramienta concreta. Que sea fácil para los dos.
- ¿Cuál es tu fecha límite interna para cada trimestre y para las incidencias de nómina?
- ¿Quién me atiende? Una persona concreta, con nombre, que conozca tu caso.
- ¿Me mandas un resumen de lo que presentas antes de presentarlo?
Y una señal de alarma: una gestoría que no te pide nada en todo el trimestre y presenta el día 20 sin preguntar. O te lo está haciendo con muy poca información, o no está mirando.
Cómo trabajar bien con la gestoría#
Unas costumbres que ahorran disgustos:
- Pásale los datos ordenados, siempre igual: carpeta por trimestre, una subcarpeta para recibidas, otra para emitidas, otra para bancos.
- Pregunta antes de decidir: contratar, despedir, firmar un alquiler, comprar maquinaria cara, abrir un segundo local. Después, solo puede arreglar.
- Revisa lo que presenta: no hace falta que entiendas cada casilla, pero sí que el resultado del 303 se parezca a lo que esperabas.
- Guarda tú también una copia de todo: si un día cambias de gestoría, lo necesitarás.
Si estás pensando en crecer, la gestoría tiene que estar en la conversación desde el principio. Lo contamos en abrir un segundo restaurante.
Cómo lo hace Bistrops#
Bistrops no es una gestoría y no presenta impuestos. Lo que hace es que lo que le pasas a tu gestoría llegue completo, ordenado y a tiempo.
- Facturas de proveedor por foto: la IA lee proveedor, CIF, fecha, base, tipo de IVA y cuota, y tú lo revisas al guardar. Si una factura parece repetida, te avisa. Las que no son deducibles se marcan «Sin IVA deducible» y no entran en el 303.
- Facturas emitidas a clientes de catering, eventos o empresas, con serie, desglose de IVA y retención si procede.
- Cierre trimestral por sociedad: calcula las casillas del 303 con lo registrado, avisa de lo que queda pendiente y descarga un ZIP para la gestoría. La presentación la sigue haciendo tu gestoría. Ojo: Bistrops no tiene el desglose de IVA de las ventas de sala de tu TPV; ese resumen se lo pasas de tu TPV.
- Acceso para la gestoría: el rol de administración de RRHH puede ver personas, nóminas, facturas y el cierre trimestral, sin ver la caja del dueño.
- Nóminas: la gestoría sube los PDF (uno por persona o el conjunto) y Bistrops propone el reparto entre el equipo; se confirma antes de publicar.
- Registro de jornada y horas extra de cada persona, para que las incidencias de nómina salgan de un dato y no de la memoria.
Cómo se hace el cierre, en la guía de cierre trimestral, y cómo se reparten las nóminas, en la guía de nóminas.