Abrir un segundo restaurante cambia la gestión en una cosa por encima de todas: dejas de poder estar en todas partes. Lo que antes resolvías mirando, ahora tiene que estar escrito, apuntado y separado por local. Antes de abrir, decide cuatro cosas: con qué sociedad abres, cómo separas caja y gastos de cada local, cómo repartes los gastos comunes y quién manda en cada local cuando tú no estás.
El segundo local no es «el primero, dos veces». Es un grupo pequeño, y un grupo se gestiona con números por local o no se gestiona.
Información orientativa, no asesoramiento fiscal, laboral ni jurídico. Las cifras del ejemplo son ilustrativas de un local ficticio.
Antes de firmar: los números del primero#
Parece obvio, pero no lo es. Para abrir un segundo local necesitas saber, con datos, cuánto gana el primero. No «va bien», sino:
Si el primero gana porque tú estás en la cocina doce horas al día, el segundo lo va a notar. Tu tiempo deja de estar en el primero y hay que pagar a alguien que lo cubra. Haz la cuenta del primer local con un encargado pagado, aunque hoy seas tú. Si con esa cuenta el primero apenas gana, el segundo no lo va a arreglar.
Para hacer este repaso, sirven margen de beneficio de un restaurante y presupuesto anual de un restaurante.
La decisión societaria#
Es lo primero que hay que hablar con la gestoría, antes de firmar el alquiler. Las dos opciones habituales:
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Misma sociedad |
Sociedad nueva |
| Papeleo |
Una contabilidad, un 303, unas cuentas anuales |
Todo por duplicado |
| Riesgo |
Si un local va mal, arrastra al otro |
Más separado (con matices) |
| IVA |
Un solo modelo para los dos locales |
Cada sociedad, el suyo |
| Personal |
Una sola empresa, más fácil mover gente |
Cada sociedad contrata a los suyos |
| Facturas de proveedor |
A nombre de la misma sociedad |
Cada una a nombre de la sociedad que compra |
| Socios |
Los mismos para todo |
Puedes entrar con otros socios solo en el nuevo |
No hay una respuesta buena para todos: depende de tus socios, de la financiación, de cuánto riesgo quieras separar y de tu situación fiscal. Lo que sí es universal: decídelo antes, porque cambiarlo después cuesta dinero y trámites.
Si eliges dos sociedades, hay una regla que no se puede romper: cada factura va a nombre de la sociedad que compra y solo esa sociedad deduce su IVA. El aceite del local 2 no puede ir en el 303 de la sociedad del local 1. Lo contamos en modelo 303 en hostelería.
Y no olvides que cada local necesita sus propios permisos (licencia de actividad, registro sanitario y lo que pida tu ayuntamiento y tu comunidad), aunque la sociedad sea la misma.
Caja y gastos, por local desde el primer día#
El error más caro de un grupo pequeño es mezclar. Una caja común, facturas sin local, el proveedor que trae el pedido de los dos en un solo albarán. Seis meses después no sabes cuál de los dos gana.
Lo mínimo:
- Ventas por local y por día, cada una en su caja. Si cada local tiene su TPV, mejor.
- Cada factura de proveedor asignada a un local. Si un proveedor sirve a los dos, pide albaranes y facturas separados por local (y por sociedad, si son dos).
- Efectivo separado: cada local con su fondo de caja y, si pagas cosas en mano, su propio sobre. Ver control del efectivo en un bar.
- Gastos fijos por local: alquiler, luz, agua, seguro. Cada uno donde toca.
Así cada local tiene su cuenta de resultados. Y eso permite la siguiente pregunta.
Los gastos comunes: el reparto que nadie quiere hacer#
Con dos locales aparecen gastos que no son de ninguno: la gestoría, el software, el seguro de responsabilidad del grupo, la persona que hace las compras para los dos, tu propio sueldo de gerente. Si los cargas todos al primero, el segundo parece más rentable de lo que es.
Un ejemplo con números#
«Grupo Albaicín» es un grupo ficticio con dos locales. Seis meses después de abrir el segundo, un mes medio queda así, antes de gastos comunes:
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Local 1 (veterano) |
Local 2 (nuevo) |
Grupo |
| Ventas sin IVA |
45.000 € |
30.000 € |
75.000 € |
| Resultado antes de comunes |
6.300 € |
900 € |
7.200 € |
Gastos comunes al mes: 3.000 euros (gestoría, software, seguros y la parte del sueldo del gerente que no es de ningún local).
Reparto por ventas (60 % y 40 %, porque 45.000 es el 60 % de 75.000):
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Local 1 |
Local 2 |
Grupo |
| Resultado antes de comunes |
6.300 € |
900 € |
7.200 € |
| Gastos comunes |
-1.800 € |
-1.200 € |
-3.000 € |
| Resultado |
4.500 € |
-300 € |
4.200 € |
Reparto a partes iguales:
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Local 1 |
Local 2 |
Grupo |
| Resultado antes de comunes |
6.300 € |
900 € |
7.200 € |
| Gastos comunes |
-1.500 € |
-1.500 € |
-3.000 € |
| Resultado |
4.800 € |
-600 € |
4.200 € |
El grupo gana lo mismo, 4.200 euros, lo repartas como lo repartas. Lo que cambia es la foto de cada local. Con cualquiera de los dos criterios, el Local 2 todavía no cubre su parte. Sin repartir, habrías visto un local nuevo que gana 900 euros y te habrías quedado tranquilo.
Elige un criterio, apúntalo y no lo cambies cada mes para que las cifras queden bonitas. Más detalle sobre criterios de reparto en rentabilidad de varios restaurantes.
Una cosa importante: el reparto es para tus números de gestión, no para Hacienda. La factura de la gestoría sigue siendo una, de una sociedad, y esa sociedad deduce su IVA. No partas la factura en dos.
Un encargado por local#
Con un local, el encargado eres tú. Con dos, necesitas a alguien en cada uno que decida sin llamarte:
- Abrir y cerrar, cuadrar la caja del día.
- Recibir la mercancía y revisar el albarán.
- Hacer y ajustar el cuadrante de turnos.
- Cubrir ausencias.
- Subir las facturas que llegan.
Para eso necesita información de su local, pero no necesariamente toda la del grupo. Muchos dueños prefieren que el encargado vea los gastos y el personal de su local, y no la caja ni el margen del grupo. Decide qué ve cada uno antes de dar accesos.
Y una advertencia de dueño a dueño: un encargado sin datos te llamará para todo. Uno con datos te llamará para lo importante.
Compras: centralizar sin mezclar#
Dos locales compran más que uno, y eso es poder de negociación. Aprovéchalo:
- Mismo proveedor para los dos en los productos que pesan, con precio negociado para el volumen conjunto. Lo explicamos en cómo negociar con proveedores.
- Entregas y facturas separadas por local (y por sociedad, si son dos). Centralizar la negociación no significa mezclar la factura.
- Mismas fichas técnicas si compartes platos: mismo escandallo, misma ración, mismo coste. Si el mismo plato tiene un food cost distinto en cada local, o hay merma o las raciones no son iguales.
Si un local compra para el otro (por ejemplo, la cocina del primero prepara salsas para el segundo), apúntalo. Si son sociedades distintas, eso son operaciones entre ellas y la gestoría tiene que saberlo.
Personal: dos cuadrantes, una plantilla (o dos)#
Con una sola sociedad, puedes mover a alguien de un local a otro para cubrir un hueco, respetando su contrato, su jornada y su convenio. Cada local con su cuadrante y cada fichaje en el centro donde se trabaja.
Con dos sociedades, cada una contrata a los suyos. Que alguien de la sociedad A trabaje de forma habitual en el local de la sociedad B tiene implicaciones laborales. Antes de organizarte así, consúltalo con tu gestoría laboral.
En los dos casos, el registro de jornada sigue siendo obligatorio para cada persona, en cada local donde trabaje. Lo explicamos en registro de jornada en hostelería.
La caja del arranque#
Un local nuevo tarda en llenarse. Antes de abrir, apunta:
- Cuánto necesitas vender al mes para cubrir gastos (con su parte de comunes). Es el punto de equilibrio.
- Cuántos meses estás dispuesto a perder y cuánto dinero tienes para aguantarlos sin tocar la caja del primero.
- Qué harás si en ese plazo no llega: cambiar la carta, el horario, el concepto, o cerrar.
Escribir esto antes de abrir parece pesimista. Es lo contrario: evita que el primer local se hunda pagando las pérdidas del segundo sin que nadie lo haya decidido.
Lo que tienes que mirar cada mes#
Con dos locales, una lista corta:
- Ventas de cada local frente al mismo mes del año anterior (el nuevo, frente a su presupuesto).
- Food cost de cada local.
- Coste de personal de cada local sobre sus ventas.
- Resultado de cada local con su parte de comunes.
- Resultado del grupo.
Diez minutos, si los datos están. Una tarde entera, si hay que reunirlos.
Cómo lo hace Bistrops#
Bistrops está pensado para esto: varios restaurantes, una o varias sociedades, y cada cosa en su sitio.
- Cada restaurante cuelga de su sociedad. Cada sociedad tiene su cierre trimestral y su modelo 303, y un gasto no puede declararse en la sociedad equivocada. Si mueves un gasto de un restaurante a otro, se lleva la sociedad detrás.
- Ventas por restaurante y día, por canal, en la rejilla de Ingresos. Las apuntas tú; no se conecta con el TPV.
- Facturas de proveedor por foto asignadas al restaurante que compra, con el histórico de precios de cada producto.
- Gastos comunes repartidos: la factura de la gestoría se paga desde un restaurante y tú fijas el porcentaje de cada uno. El reparto solo se aplica en las analíticas; la factura sigue siendo de una sociedad.
- Encargados que solo ven su restaurante: gastos, cuadrante, fichajes y solicitudes de su local. La caja y el margen del grupo solo los ve el dueño.
- Analíticas de beneficio, margen y food cost por restaurante y del grupo, comparadas con el año anterior.
El plan Grupo cubre hasta 3 restaurantes y 40 empleados por 79 euros al mes más IVA. Cómo se invita a cada encargado, en la guía de invitar al equipo, y cómo se configuran los gastos comunes, en la guía de gastos fijos.