El punto de equilibrio de un restaurante es la cifra de ventas sin IVA a la que cubres todos los costes y ni ganas ni pierdes. Se calcula dividiendo los costes fijos del mes entre el margen de contribución: punto de equilibrio = costes fijos / (1 - costes variables / ventas). Un bar con 14.800 euros de fijos al mes y unos costes variables del 35 % de lo que vende necesita facturar 22.769 euros sin IVA al mes para no perder dinero: unos 876 euros al día si abre 26 días.
Es la cuenta que conviene hacer antes de abrir, antes de firmar un alquiler, antes de contratar y cada vez que algo importante cambia. Y es una de las más fáciles de hacer bien.
Información orientativa, no asesoramiento contable. Las cifras del ejemplo son ilustrativas de un local ficticio.
La idea en una línea#
Cada euro que vendes se reparte en dos partes:
- Una parte se va en el coste variable de lo que has vendido: el producto, el envase, la comisión del datáfono.
- Lo que queda es el margen de contribución: lo que ese euro aporta para pagar los fijos.
Mientras no hayas pagado todos los fijos del mes, estás en pérdidas. El punto de equilibrio es el día en que el margen acumulado los cubre. A partir de ahí, cada euro de margen es beneficio.
Margen de contribución (%) = 1 - costes variables / ventas
Punto de equilibrio (ventas) = costes fijos / margen de contribución (%)
Paso 1: separa fijos y variables#
Es el paso que decide si el cálculo vale o no. Coge los gastos de los últimos meses y clasifícalos.
| Tipo |
Ejemplos |
Cómo se comporta |
| Fijo |
Alquiler, personal de plantilla con cotizaciones, gestoría, seguros, licencias, cuotas de préstamos, software, tu sueldo |
Igual vendas 15.000 o 30.000 euros |
| Variable |
Materia prima, envases y consumibles, comisiones de tarjeta, comisiones de plataformas de reparto |
Sube y baja con cada venta |
| Mixto |
Luz, gas, agua, personal extra de fin de semana |
Una parte fija y otra que crece con la actividad |
Los mixtos se parten. La luz de un mes flojo te da una idea de la parte fija; lo que sube en los meses fuertes es la variable. Con el personal pasa lo mismo: la plantilla es fija, los extras que llamas cuando hay reservas son variables.
Si no tienes claro qué gastos fijos tienes, empieza por los gastos fijos de un bar: la mayoría de los olvidos están en los pagos anuales o trimestrales.
Y tu sueldo#
Si trabajas en el local, tu sueldo es un coste fijo, aunque no tengas nómina. Si no lo metes, el punto de equilibrio te dice cuánto tienes que vender para trabajar gratis.
Paso 2: calcula el margen de contribución#
Los costes variables se expresan como porcentaje de las ventas sin IVA. Lo más habitual es que el grueso sea la materia prima, es decir, tu food cost.
Ejemplo: un bar con cocina#
«Bar Alameda» es un bar ficticio de desayunos, menú y raciones que abre 26 días al mes.
Costes fijos mensuales
| Concepto |
Importe |
| Alquiler |
2.400 € |
| Personal fijo (con cotizaciones, incluido el dueño) |
9.800 € |
| Suministros (parte fija) |
900 € |
| Gestoría |
250 € |
| Seguros, licencias y cuotas |
300 € |
| Préstamo de la reforma |
650 € |
| Otros fijos |
500 € |
| Total costes fijos |
14.800 € |
Costes variables, sobre ventas sin IVA
| Concepto |
% de ventas |
| Materia prima (comida y bebida) |
31 % |
| Envases y consumibles |
2 % |
| Comisiones de tarjeta y plataformas |
2 % |
| Total variables |
35 % |
El cálculo
- Margen de contribución: 1 - 0,35 = 65 %.
- Punto de equilibrio: 14.800 / 0,65 = 22.769 euros al mes sin IVA.
Paso 3: pásalo a algo que se vea en la barra#
Una cifra mensual no se siente. Tradúcela:
| Medida |
Cálculo |
Resultado |
| Ventas al día sin IVA |
22.769 / 26 días |
876 € |
| Lo que tiene que marcar la caja al día (con IVA al 10 %) |
876 x 1,10 |
963 € |
| Tickets al día con un ticket medio de 12 € sin IVA |
876 / 12 |
73 tickets |
Ahora sí: si al cerrar la caja has hecho menos de 963 euros, ese día no has cubierto costes. Si haces 73 tickets a 12 euros, estás en el empate. Lo que se mueve en ese número es el ticket medio: con un euro más por ticket, necesitas unos seis tickets menos al día para el mismo resultado.
Puedes probar tus propias cifras en la calculadora de punto de equilibrio.
Paso 4: el margen de seguridad y el beneficio objetivo#
El bar vende de media 27.000 euros sin IVA al mes.
Margen de seguridad = (ventas actuales - punto de equilibrio) / ventas actuales
= (27.000 - 22.769) / 27.000 = 15,7 %
Beneficio = ventas x margen de contribución - fijos
= 27.000 x 0,65 - 14.800 = 2.750 € al mes
Las ventas pueden caer un 15,7 % antes de entrar en pérdidas. Un mes de obras en la calle o un agosto flojo pueden comerse ese colchón, y conviene saberlo antes.
Si en lugar del empate buscas un beneficio concreto, súmalo a los fijos:
Ventas necesarias = (costes fijos + beneficio objetivo) / margen de contribución
Para ganar 3.000 euros al mes: (14.800 + 3.000) / 0,65 = 27.385 euros sin IVA. El bar está a un paso.
Qué mueve el punto de equilibrio#
Lo interesante del cálculo es probar escenarios antes de que ocurran.
| Escenario |
Nuevo punto de equilibrio |
Cambio |
| Situación actual |
22.769 € |
|
| El casero sube 300 € el alquiler |
23.231 € |
+462 € al mes |
| El food cost pasa del 31 % al 34 % |
23.871 € |
+1.102 € al mes |
| Subes un 5 % todos los precios y vendes lo mismo |
22.200 € |
-569 € al mes |
Tres lecturas:
- Un fijo más cuesta más de lo que parece. 300 euros de alquiler obligan a vender 462 euros más, porque cada euro vendido solo aporta 65 céntimos.
- El food cost pesa mucho. Tres puntos de materia prima mueven el equilibrio más de mil euros al mes. Por eso merece la pena vigilar la merma y los precios de los proveedores.
- Los precios también. Con un 5 % más en carta, el producto pesa menos sobre cada euro vendido. En el ejemplo, el bar necesitaría alrededor de un 7 % menos de clientes para cubrir costes. Cómo hacerlo sin perderlos, en cómo subir los precios de la carta.
Cuándo hacer la cuenta#
- Antes de abrir o de traspasar un local: con el alquiler y la plantilla que vas a tener, ¿es realista vender eso?
- Antes de contratar a alguien fijo: cada persona sube los fijos y el equilibrio.
- Antes de un segundo local: el nuevo tiene que cubrir sus fijos y su parte de los comunes. Lo contamos en abrir un segundo restaurante.
- Cada año, al hacer el presupuesto anual.
- Cuando un coste importante cambia: alquiler, convenio, un proveedor clave.
Los límites del cálculo#
- Supone que el porcentaje de variables es estable. Si cambias la carta o el mix de ventas, recalcula.
- Es una media mensual. Un local con mucha estacionalidad debe mirarlo también por temporadas: en un local de temporada, los fijos de todo el año se pagan con lo que se vende en unos pocos meses.
- No sustituye a la tesorería. Puedes estar por encima del equilibrio y quedarte sin caja un mes por pagos trimestrales o una reforma. El IVA y las retenciones que cobras no son tuyos.
- Los fijos no son eternos. A medio plazo, casi todo es variable: puedes cambiar de local, de plantilla o de horario.
Errores frecuentes#
- Hacer la cuenta con ventas con IVA.
- Olvidar el sueldo del dueño o las cuotas del préstamo.
- Meter toda la plantilla como variable porque «si no hay trabajo, se va a casa». En la práctica casi nunca es así.
- Calcularlo una vez al abrir y no volver a mirarlo.
- Confundir punto de equilibrio con objetivo. El empate no es la meta, es el suelo.
Cómo lo hace Bistrops#
Bistrops no calcula el punto de equilibrio por ti, pero te da los datos reales para hacerlo bien, por restaurante:
- Los fijos, en gastos fijos: alquiler, luz, nóminas, gestoría. Los de importe fijo se generan solos cada mes y los comunes a varios locales se reparten con el porcentaje que decidas.
- Los variables, de cada factura de proveedor que subes por foto, clasificados por categoría. El food cost de analíticas es solo comida y bebida.
- Las ventas, que apuntas cada día por canal de cobro.
En analíticas ves el beneficio y el margen de cada local mes a mes, frente al mismo periodo del año anterior. Si un mes cae por debajo del equilibrio, lo verás con los números delante. Cómo dar de alta los gastos que se repiten, en la guía de gastos fijos.