El prime cost es la suma del coste de la materia prima consumida y el coste total del personal, dividida entre las ventas sin IVA. Si en un mes vendes 52.000 euros, consumes 15.600 euros de comida y bebida y el personal te cuesta 18.700 euros con cotizaciones, tu prime cost es de 34.300 euros: el 66 % de las ventas. Es el número que mejor resume si la operación del día a día está bajo control, porque junta los dos costes que más pesan y que más dependen de tus decisiones.
El alquiler lo negociaste una vez. La luz la mueves poco. Pero lo que compras y las horas que pones en el cuadrante se deciden cada semana.
Información orientativa, no asesoramiento contable ni laboral. Las cifras del ejemplo son ilustrativas de un local ficticio.
La fórmula#
Prime cost = consumo de materia prima + coste total de personal
Prime cost (%) = prime cost / ventas sin IVA x 100
Qué entra en materia prima#
El consumo de comida y bebida del periodo, no las compras: inventario inicial más compras menos inventario final, todo sin IVA. Si no haces inventario, usa las compras sabiendo que el dato baila de un mes a otro. El método está en cómo calcular el food cost y en cómo hacer inventario.
Qué entra en personal#
El coste empresa, no el neto que cobra cada uno:
- Salarios brutos, incluidas pagas extra prorrateadas, horas extra y pluses.
- Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa.
- Otros costes directos de personal si los tienes: extras de fin de semana, empresa de trabajo temporal, comida de personal si la registras como coste.
La cifra exacta de cotizaciones la tiene tu gestoría en cada nómina: pídele el coste empresa total del mes, no solo el bruto.
El sueldo del dueño#
Si trabajas detrás de la barra o en la cocina y no te pagas nómina, tu prime cost está mal medido. Añade un sueldo imputado: lo que te costaría pagar a alguien para hacer tu trabajo. Sin eso, el negocio solo es rentable mientras tú trabajes gratis.
Ejemplo: un mes en una taberna#
«Taberna El Pósito» es una taberna ficticia de comidas y cenas. Datos de un mes, sin IVA:
| Concepto |
Importe |
% de ventas |
| Ventas |
52.000 € |
100 % |
| Consumo de comida y bebida |
15.600 € |
30,0 % |
| Salarios brutos |
14.200 € |
27,3 % |
| Cotizaciones a cargo de la empresa |
4.500 € |
8,7 % |
| Personal total |
18.700 € |
36,0 % |
| Prime cost |
34.300 € |
66,0 % |
| Alquiler |
4.200 € |
8,1 % |
| Suministros |
2.300 € |
4,4 % |
| Resto de gastos generales |
3.900 € |
7,5 % |
| Gastos generales |
10.400 € |
20,0 % |
| Resultado antes de impuestos |
7.300 € |
14,0 % |
Las cifras de cotizaciones son ilustrativas: las tuyas dependen de los contratos, las bases y el tipo de accidentes de trabajo de tu actividad. Para ver el resto de la cuenta de resultados, mira el margen de beneficio de un restaurante.
Ahora un matiz. Los dos socios de la taberna trabajan en ella y no cobran nómina. Si se imputan entre los dos 2.500 euros al mes, el prime cost sube al 70,8 % y el resultado baja al 9,2 %. Ese es el número con el que deben compararse.
Cómo fijar tu propio techo#
Las cifras de referencia que circulan por ahí valen para el local de quien las escribe, no para el tuyo. Es más útil calcular tu techo:
Prime cost máximo (%) = 100 % - gastos generales (%) - margen objetivo (%)
En la taberna, los gastos generales son el 20 % de las ventas. Si los socios quieren un margen del 12 %, el prime cost no puede pasar del 68 %, es decir, de 35.360 euros al mes con las ventas actuales.
- Sin sueldo imputado (66 %) van bien.
- Con sueldo imputado (70,8 %) se pasan casi tres puntos.
Esa diferencia es una decisión de negocio, no un error de cálculo: o suben ventas, o bajan consumo y horas, o aceptan un margen menor. Pero ahora lo saben.
Por qué mirarlo junto y no por separado#
Materia prima y personal se compensan. Un ejemplo con croquetas, unas 2.000 al mes:
| Opción |
Materia prima |
Horas de cocina |
Coste personal (16,50 €/h) |
Total |
| Comprarlas hechas a 0,32 €/ud |
640 € |
0 |
0 € |
640 € |
| Hacerlas en casa a 0,12 €/ud de ingredientes |
240 € |
14 h |
231 € |
471 € |
Hacerlas en casa ahorra 169 euros al mes en prime cost. Pero si solo miras el food cost, comprar hechas parece peor; y si solo miras personal, hacerlas parece peor. El prime cost es el que dice la verdad. Con una condición: que esas 14 horas sean horas que el cocinero tiene libres en su turno, no horas extra ni un refuerzo nuevo. Si para hacer croquetas tienes que contratar, la cuenta cambia.
Lo mismo pasa con la verdura de cuarta gama, el pan precocido, los postres comprados o el pescado ya limpio. No hay una respuesta buena para todos: hay una cuenta que hacer en cada caso.
La versión semanal#
El cálculo mensual exacto llega tarde: cuando tienes las nóminas y el inventario, el mes ya ha pasado. Para corregir a tiempo, haz una aproximación cada lunes:
Prime cost semanal ≈ compras de comida y bebida de la semana + horas fichadas x coste hora medio
En la taberna, una semana cualquiera:
| Concepto |
Importe |
| Ventas sin IVA |
12.000 € |
| Compras de comida y bebida |
3.600 € |
| Horas fichadas |
260 h |
| Coste hora medio (salario y cotizaciones) |
16,50 € |
| Personal estimado |
4.290 € |
| Prime cost estimado |
7.890 € (65,8 %) |
No es exacto: las compras de una semana no son el consumo y el coste hora es una media. Pero si una semana sale al 72 %, ya sabes que algo ha pasado (un pedido grande, horas extra, una semana floja de ventas) y puedes mirarlo antes de fin de mes.
El coste hora medio se calcula una vez con las nóminas: coste empresa del mes dividido entre horas trabajadas del mes. Para eso hace falta un registro de horas real, que además es obligatorio; lo explicamos en registro de jornada en hostelería.
Cómo bajar el prime cost#
Por el lado de la materia prima#
Por el lado del personal#
- Ajusta el cuadrante a la venta por franja, no al revés. El refuerzo del viernes por la noche quizá sobra el martes.
- Compara lo planificado con lo fichado: las horas que nadie planificó son las más caras.
- Vigila las horas extra, que además tienen sus límites legales: horas extra en hostelería.
- Planifica vacaciones para no cubrir con extras de última hora: vacaciones en hostelería.
Bajar personal a costa de un servicio lento suele salir caro: menos rotación de mesas, peor ticket, clientes que no vuelven. El objetivo es que cada hora esté donde está la venta.
Errores frecuentes#
- Usar el neto de las nóminas en lugar del coste empresa.
- Olvidar al dueño que trabaja sin sueldo.
- Calcularlo con ventas con IVA, lo que lo hace parecer más bajo.
- Mirar el food cost y el coste de personal por separado y celebrar que uno baja mientras el otro sube.
- Calcularlo una vez al año con las cuentas que te pasa la gestoría.
Cómo lo hace Bistrops#
Bistrops junta las dos mitades del prime cost en el mismo sitio, por restaurante:
- Materia prima: cada factura de proveedor entra por foto, la IA lee las líneas y el gasto queda clasificado por categoría. El food cost de analíticas suma solo comida y bebida.
- Personal: las nóminas y la Seguridad Social se registran como gasto de personal, también como gastos fijos que se generan solos cada mes, y el fichaje y el cuadrante te dan las horas reales frente a las planificadas, con las horas extra en el calendario mensual.
En analíticas ves el gasto por categoría, el margen y el food cost de cada local mes a mes y frente al año anterior; el prime cost es la suma de comida, bebida y personal sobre las ventas que apuntas. Lo que no hace Bistrops es el inventario: el consumo exacto lo ajustas tú. Cómo registrar los gastos que se repiten, en la guía de gastos fijos.