Para reducir el coste de personal sin empeorar el servicio no se recorta gente a ojo: se mide cuánto vendes por cada hora trabajada en cada franja, se ajustan las horas donde sobran y se protegen donde el servicio se juega las ventas. Casi siempre el ahorro está en dos o tres franjas flojas, en horas extra que nadie ha planificado y en tareas que no deberían hacerse en horario de sala.
Lo que no funciona es quitar a una persona del sábado noche para ahorrar. Ese ahorro se paga en mesas que esperan, platos que tardan y clientes que no vuelven.
Información orientativa, no asesoramiento laboral. Cualquier cambio en contratos, jornadas o turnos debe respetar el Estatuto de los Trabajadores y tu convenio: consúltalo con tu gestoría. El ejemplo es de un restaurante ficticio.
Primero, medir: tres números#
- Coste de personal sobre ventas: salarios más Seguridad Social de empresa, dividido entre ventas sin IVA. Te dice cuánto pesa.
- Coste por hora trabajada: coste de personal entre horas trabajadas. Si no lo tienes, sácalo con la calculadora de coste de personal por hora.
- Ventas por hora trabajada, por franja: ventas sin IVA de la franja entre las horas que trabajó el equipo en esa franja. Este es el que te dice dónde.
El primero solo te dice que algo pasa. El tercero te dice qué turno mirar. Para los dos necesitas las horas reales, no las del contrato: las que salen del registro de jornada.
Ejemplo: «Restaurante La Fragua»#
«Restaurante La Fragua» es un restaurante ficticio con comidas y cenas. Vende 45.000 euros al mes sin IVA y su coste de personal es de 16.200 euros: un 36 %. El equipo trabaja 950 horas al mes, así que cada hora le cuesta 16.200 / 950 = 17,05 euros.
Por franjas, un mes cualquiera:
| Franja |
Ventas sin IVA |
Horas trabajadas |
Ventas por hora |
| Mediodía, lunes a jueves |
9.000 € |
260 |
34,6 € |
| Noche, lunes a jueves |
5.400 € |
200 |
27,0 € |
| Mediodía, viernes a domingo |
14.600 € |
240 |
60,8 € |
| Noche, viernes y sábado |
16.000 € |
250 |
64,0 € |
| Total |
45.000 € |
950 |
47,4 € |
La noche entre semana vende 27 euros por hora trabajada; el fin de semana, más del doble. Es la franja a mirar. Y el fin de semana, con 64 euros por hora, probablemente va justo de gente.
Si La Fragua ajusta la noche de lunes a jueves de 200 a 130 horas (cocina con una persona menos a partir de cierta hora, sala con un turno que entra más tarde), sin perder ventas:
- Ahorro: 70 x 17,05 = 1.194 euros al mes, unos 14.300 al año.
- Coste de personal: 15.006 / 45.000 = 33,3 %.
- Ventas por hora en esa franja: 5.400 / 130 = 41,5 euros.
Y si parte de esas horas se mueven al viernes y sábado noche, donde faltaban manos, el ahorro es menor, pero puede que las ventas del fin de semana suban. Las dos opciones salen de mirar la misma tabla.
Las palancas, de más a menos fácil#
1. Ajustar el cuadrante a la demanda#
Es la que más ahorra y la que menos se nota fuera. Con las ventas por franja delante:
- Entradas y salidas escalonadas: no todo el mundo entra a la misma hora ni sale al cierre.
- Refuerzo solo en los picos: un turno corto para el pico de las 14:00 o de las 21:30.
- Cocina que se reduce cuando bajan las comandas.
Cómo montarlo en media hora, en cuadrante de turnos de un restaurante.
2. Contratos que encajan con tu negocio#
- Tiempo parcial con horas complementarias pactadas para los picos (artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores).
- Fijos discontinuos para la temporada que se repite cada año (artículo 16). Lo contamos en contratar personal de temporada.
- Distribución irregular de la jornada: sin pacto, la empresa puede distribuir de forma irregular a lo largo del año el 10 % de la jornada, con un preaviso mínimo de cinco días y respetando los descansos (artículo 34.2). Tu convenio puede ampliarlo.
Las horas extra no planificadas son el síntoma de un cuadrante que no cuadra. Cada una se paga o se compensa con descanso, y si se compensa en una franja en la que esa persona hacía falta, alguien tiene que cubrirla. Las reglas, en horas extra en hostelería.
4. Vacaciones en temporada baja#
Las vacaciones son coste fijo: se pagan igual. Si coinciden con tus semanas flojas, no necesitas sustitutos. Si caen todas en agosto y tú abres en agosto, pagas dos veces. Cómo organizarlas, en vacaciones en hostelería.
5. Polivalencia#
Un camarero que puede echar una mano en barra, o un ayudante que sabe montar la sala, permite cuadrantes con menos personas en las horas flojas. Requiere formación y que el convenio y el contrato lo permitan.
6. Menos rotación#
Cada persona que se va cuesta: semanas de formación, errores, platos devueltos, horas de quien enseña. Un equipo estable trabaja más rápido con las mismas horas.
7. Una carta que se pueda servir#
Una carta larga pide más preparación y más manos. Quitar los platos que casi nadie pide (la ingeniería de menú te dice cuáles) reduce mise en place y tiempo en cocina.
8. Sacar el papeleo de las horas de servicio#
El encargado que pasa una hora al día con facturas, el cuadre de caja o el cuadrante de la semana que viene es una hora de coste de personal que no atiende a nadie. Es la palanca más olvidada.
Lo que no conviene recortar#
- Personal en las horas punta: el servicio lento cuesta ventas, propinas y reseñas.
- Horas sin registrar: trabajar y no apuntarlo no es ahorro, es un riesgo laboral y una reclamación esperando.
- Contratos a la brava: cambiar condiciones sin seguir el procedimiento del artículo 41 del Estatuto sale caro.
- Limpieza y seguridad alimentaria: lo que no se ve hasta que hay una inspección.
Antes de decidir, haz la cuenta completa#
Cada cambio tiene un ahorro y un riesgo. Ponlos en la misma hoja:
- Horas que quitas o mueves, por franja.
- Ahorro: horas por coste por hora. Si las horas se mueven a otra franja, no hay ahorro en coste, sino más capacidad donde la necesitas.
- Ventas en riesgo: ¿qué pasa si el servicio se resiente en esa franja? Si la noche de entre semana vende 5.400 euros al mes y por ir más justos perdieras un 5 %, son 270 euros de ventas. Con un food cost del 30 %, unos 190 euros menos de margen: menos que los 1.194 que ahorra La Fragua, así que el cambio compensa aunque pierda algo.
- Coste del cambio: un contrato que no se renueva, horas complementarias que dejan de pedirse, un cambio de turno que hay que pactar.
- Fecha de revisión: dentro de cuatro semanas, se mira otra vez la tabla.
Cómo contárselo al equipo#
Los ajustes de horario se entienden mejor con datos que con órdenes. Enseña la tabla de franjas, explica qué cambia y por qué, y avisa con tiempo: el Estatuto exige preavisos en varios casos y tu convenio puede ampliarlos. Un equipo que entiende que el martes noche no da para tres personas en sala acepta mejor un cuadrante distinto que uno que lo descubre el domingo en el grupo de mensajería.
Ojo con el porcentaje#
Bajar el coste de personal del 36 al 33 % no sirve si las ventas caen. El número que importa es lo que queda: ventas menos materia prima menos personal. Por eso conviene mirar los dos costes juntos, el prime cost, y no uno solo.
Y antes de recortar, una pregunta: ¿tienes la gente que necesitas? A veces la franja floja no tiene demasiadas personas, sino pocas ventas. Cómo calcular cuántas personas necesita cada franja, en cuántos camareros necesita un restaurante.
Cómo te ayuda Bistrops#
Para hacer la tabla de La Fragua necesitas horas reales por día y ventas por día. Bistrops da las dos:
- Fichaje desde el móvil, la web o un kiosco con PIN, con el registro de jornada que exige la ley, y el cálculo de horas extra en el calendario de cada persona.
- Cuadrante de la semana con plantillas de turnos de hostelería (partido, de mañana, de tarde y noche).
- Ventas de cada día en la caja, apuntadas por canal.
- Facturas por foto con IA, para que el encargado no pierda su hora de sala con papeles.
Lo que no hace: las nóminas las calcula tu gestoría (Bistrops reparte los PDF entre el equipo), y las ventas por franja horaria las tienes que sacar de tu TPV. Más en control horario para hostelería y en la guía de fichaje y cuadrante.